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個人情報の保護に関する基本方針

田村市(以下「当市」といいます。)は、コミュニケーション を創造する企業として、広告主、媒体社、協力会社等のお取引先や当市の調査、地域活性化等の事業活動を通じて、個人の氏名、住所、電話番号、メールアドレス、画像、音声、個人番号等生存する個人に関する情報であって、特定の個人を識別できる情報又は他の情報と容易に照合することにより特定の個人を識別することができる大切な情報資産(以下「個人情報」といいます。)をお預かりしています。
当市は、当市がお預かりする個人情報の管理にあたって、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます。)、行政手続きにおける特定の個人情報を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」といいます。)等の法令及び関連する業界ガイドライン等の規範を遵守し、個人情報を保護するとともに、できる限りご本人の意思を尊重しつつ、個人情報を取り扱うことが社会的責務と考え、次の取組みを推進してまいります。
(※本基本方針における個人情報は、特定個人情報を含みます。)

お取引先から預託される個人情報の取扱い

当市は、お取引先からお預かりする個人情報について、お取引先より利用目的及び委託される業務範囲を確認し、法令及びお取引先の業界ガイドライン等の規範に従い、お取引先と同水準の安全対策を講じます。

当市が個人情報取扱事業主となる個人情報の取扱い

個人情報の保護、安全管理のための措置

1. 当市は、個人情報保護法等の法令及び関連規範を遵守いたします。
2. 当市は、個人情報の管理責任者をおき、個人情報の保護、運用、厳重な管理を実施いたします。また、個人情報の監査責任者を決め、個人情報保護に関する監査を実施するとともに、社内体制、運用の改善を図ります。
3. 当市は、個人情報の取扱いを外部に委託する場合は、管理責任者及び監査責任者を通じて、個人情報の委託先の監督を実施いたします。
4. 当市は、個人情報保護に関する社内規程その他の規程を定め、従業者に個人情報の保護を徹底し、教育研修を実施いたします。
5. 当市は、個人情報について、不正アクセス、漏洩、滅失又は毀損等の管理上のリスクが存在することを常に強く認識し、これらに対する安全管理のための措置を講じます。
6. 当市は、本基本方針、個人情報保護に関する社内規程及び運用について、法令及び関連規範等の改正、社会情勢の変化、監査の結果等に応じて継続的に改善してまいります。

個人情報の取扱い

1. 個人情報の利用目的

当市は、個人情報をご本人から文書等により直接取得する場合には、それらの文書等にあらかじめ利用目的を明示いたします。それ以外の場合は、取得の都度、速やかにその利用目的をご本人に通知するか、又は公表いたします。
(※特定個人情報の利用目的は番号法の定める範囲内とします。)

2. 第三者提供

当市は、次号の個人情報保護法に基づく第三者提供の場合の措置をとっている場合を除いて、個人情報をあらかじめご本人の同意を得ないで、第三者に提供することはありません。当市がその利用目的の範囲内で業務委託先に個人情報を提供する場合がありますが、業務委託先とは秘密保持及び個人情報の取扱いに関する契約を締結し、当該業務の目的外の利用を禁止し、安全管理のための措置を講じさせる等の対応を行います。
(※特定個人情報の利用目的に該当する場合又は番号法に定める場合を除き、特定個人情報を第三者に提供しません。)

3. 第三者提供の場合の措置

当市は、第三者に提供される個人データ(要配慮個人情報を除きます。)について、ご本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、個人情報保護委員会規則の定めるところにより、あらかじめ、ご本人に通知し、又はご本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、法令等の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することがあります。
ⅰ. 第三者への提供を利用目的とすること
ⅱ. 第三者に提供される個人データの項目(例、住所・氏名・電話番号等)
ⅲ. 第三者への提供の方法
ⅳ. ご本人の申し出に応じて当該個人データの第三者への提供を停止すること
ⅴ. ご本人の申し出を受け付ける方法

4. 共同利用

当市は、あらかじめ次の内容を本人に通知し、個人情報(要配慮個人情報を除きます。)をJR東日本グループ等特定の企業と共同して利用することがあります。
ⅰ. 共同利用する旨
ⅱ. 共同利用する個人データの項目(例、住所・氏名・電話番号等)
ⅲ. 共同利用する企業の範囲
ⅳ. 共同利用者の利用目的
ⅴ. 共同利用される個人データの管理責任者名

5. 開示等の手続

当市の業務上、お預かりする個人情報について、開示、訂正、利用停止等をご希望される場合の請求方法は、その業務ごとに別途ご案内いたします。情報の漏洩防止、正確性の確保の観点から、遅滞なく必要な調査を行い、当該請求がご本人のなされたものであると確認できた場合に限り、合理的な期間内に必要な措置をとります。
なお、ご本人にお知らせする郵送料等を実費としてご負担いただく場合がございますので、ご了承下さい。

6. 問い合わせ窓口

個人情報に関するお問い合わせ、ご相談等は、業務ごとにお問い合わせ窓口を設け、それぞれのお問合せ先を別途ご案内いたします。